ONDERLINGE REGELING INZAKE HET AANMELDINGSSYTEEM DAT DE AGODI TER BESCHIKKING STELT VAN SCHOOLBESTUREN.
De overeenkomst inzake het aanmeldingsinitiatief wordt gesloten tussen de volgende contracterende partijen:
Hierna: “AGODI”
EN
Schoolbestuur GO! Scholengroep UN!K, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 00850037823, waarvan de administratieve zetel zich bevindt Nieuwstraat 122A 1730 Asse,
Hierna: “Partij 2” of “GO! Scholengroep UN!K”;
EN
Schoolbestuur Vzw Ingnatius scholen in beweging, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0632587280, waarvan de administratieve zetel zich bevindt Ursulinenstraat 4 1000 Brussel,
Hierna: “Partij 3” of “Vzw Ignatius scholen in beweging”;
EN
Schoolbestuur Lokaal bestuur Meise, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0207511011, waarvan de administratieve zetel zich bevindt Tramlaan 8 1861 Wolvertem,
Hierna: “Partij 4” of “Lokaal bestuur Meise”;
EN
Schoolbestuur ‘t Schooltje van Oppem, ingeschreven in het KBO met vestigingsnummer 0443082934, waarvan de administratieve zetel zich bevindt Processieweg 4 1860 Meise,
Hierna: “Partij 5” of “’t Schooltje van Oppem”;
De contracterende partijen
worden, waar toepasselijk, in deze regeling gezamenlijk als de “Partijen”
aangeduid of/en individueel als “Partij”;
Partijen 2 tot en met partij 5 worden gezamenlijk aangeduid als ‘de
schoolbesturen’.
NA DE VOLGENDE PUNTEN TE HEBBEN UITEENGEZET:
A. Het intern verzelfstandigde agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, het Agentschap voor Onderwijsdiensten (‘AGODI’) werd opgericht bij besluit van de Vlaamse Regering van 2 september 2005 .
B. Bovengenoemde Partijen met nummer 2 tot en met 5 zijn schoolbesturen. Schoolbesturen zijn de inrichtende macht zoals bedoeld in artikel 24, § 4, van de Grondwet, dit is de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die verantwoordelijk is voor één of meer scholen;
C. Toelichting bij de context van deze onderlinge regeling
Het Decreet Basisonderwijs en de Codex Secundair Onderwijs verplichten schoolbesturen om gebruik te maken van een aanmeldingsprocedure in de gevallen dat zij voor de inschrijvingen vanaf schooljaar 2023-2024 leerlingen willen weigeren op basis van capaciteit.
Schoolbesturen kunnen kiezen op welke manier ze het digitaal aanmelden wensen te organiseren. Eén van de mogelijkheden is gebruikmaken van het aanmeldingssysteem dat AGODI ter beschikking stelt.
Dit aanmeldingssysteem is zodanig ontworpen dat elke initiatiefnemer van een aanmeldingsprocedure het systeem kan aanpassen aan eigen keuzes (i.e. parametriseren). De kenmerken en schoolvoorkeuren van de aangemelde leerlingen worden decentraal verzameld. AGODI heeft aldus geen toegang tot de persoonsgegevens. Ook het ordenen en toewijzen van leerlingen gebeurt decentraal op basis van het door de initiatiefnemer gekozen algoritme.
D. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid
In het geval de schoolbesturen opteren voor het aanmeldingssysteem van AGODI, zijn de Partijen ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’), vermits zij gezamenlijk het doel en de middelen van het aanmeldingssysteem dat ter beschikking wordt gesteld door AGODI, vaststellen.
E. Om die reden zullen Partijen, teneinde een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen, afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens. Daarnaast zullen Partijen hun respectievelijke verantwoordelijkheden afbakenen.
Bijkomend zullen Partijen in de voorliggende overeenkomst de in artikel 26 AVG opgenomen onderwerpen, zoals opgevat in Richtsnoeren door de EDPB (European Data Protection Board), bepalen.
WORDT TUSSEN DE PARTIJEN OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:
ARTIKEL 1 - DEFINITIES
In deze overeenkomst hebben de volgende begrippen de hierna omschreven betekenis:
1° Aanmelden – Digitaal kenbaar maken van een intentie tot inschrijving van een kind voor een bepaald schooljaar in één of meerdere scholen of vestigingsplaatsen waarbij een volgorde in keuze wordt aangegeven;
2° Aanmeldingsprocedure – De volledige organisatie van de inschrijvingen via voorafgaande aanmeldingen, inclusief de verschillende aanmeldingsperiodes en de daaropvolgende inschrijvingsperiodes;
3° Aanmeldingssysteem – De toepassing die AGODI ter beschikking stelt waarin een kind wordt aangemeld met het oog op het ordenen en toewijzen aan een bepaalde school of vestigingsplaats voor een bepaald schooljaar;
4° AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming, i.e. de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG;
5° Betrokkene – De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
6° Bijlagen – Aanhangsels bij deze overeenkomst tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, die deel (zullen) uitmaken van deze overeenkomst Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken;
7° Contactpersoon van de initiatiefnemer – de persoon die aangeduid wordt door de initiatiefnemer en die in het kader van deze overeenkomst het eerste aanspreekpunt is voor AGODI. De contactpersoon verzorgt de communicatie met AGODI, maar kan geen bindende beslissingen nemen voor de initiatiefnemer;
8° Datalek – Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt of kan leiden tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, zoals gedefinieerd in artikel 4, 12) AVG;
9° Derden – Elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan, andere dan de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker alsook hun respectievelijke medewerker(s) of aangestelde(n), en de toezichthoudende autoriteiten;
10° Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken – Partijen die gezamenlijk de doeleinden van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststellen;
11° Initiatiefnemer – Een schoolbestuur, meerdere schoolbesturen samen of het LOP die een aanmeldingsprocedure organiseren;
12° Medewerker(s) – De door Partijen ingeschakelde personen waarvan de werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van een Partij vallen en die door die Partij worden ingeschakeld om de overeenkomst uit te voeren;
13° Onderlinge Regeling – De onderhavige overeenkomst inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in artikel 26 AVG;
14° Persoonsgegevens – Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals gedefinieerd in artikel 4, 1) AVG;
15° Verwerken / Verwerking – Elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals gedefinieerd in artikel 4, 2) AVG;
16° Verwerker – Een natuurlijke persoon, een rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat namens de Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
17° Verwerkersovereenkomst – Een overeenkomst in de zin van artikel 28 AVG, die wordt gesloten tussen een verwerker en (gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke(n), waarin afspraken worden gemaakt met betrekking tot de uitvoering van de verwerking;
18° VTC/toezichthouder – De Vlaamse Toezichtcommissie;
Overige begrippen uit het decreet basisonderwijs, de codex secundair onderwijs, de AVG en de toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving die in deze overeenkomst tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden gebruikt, behouden hun oorspronkelijke betekenis.
ARTIKEL 2 - VOORWERP
2.1 Partijen verbinden zich er principieel en uitdrukkelijk toe om bij het gebruik van het aanmeldingssysteem en bij de verwerking van persoonsgegevens de regelgeving met betrekking tot de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens, in het bijzonder de AVG, na te leven en niets te doen of weg te laten dat een andere Partij ertoe kan brengen de relevante en toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming te overtreden. Bijlage 1 geeft een overzicht van de noodzakelijke verwerkingen van persoonsgegevens in het kader van de aanmeldingsprocedure via het aanmeldingssysteem dat AGODI ter beschikking stelt.
2.2 Verwerkingen van persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn in het kader van het aanmeldingssysteem, zijn strikt verboden, met inbegrip van de doorgifte van persoonsgegevens aan derden, behoudens uitdrukkelijke toestemming van alle Partijen.
2.3 Partijen komen overeen dat de persoonsgegevens enkel worden verwerkt voor de doeleinden van deze onderlinge regeling. Bijkomende verwerkingen of aanpassingen van de modaliteiten van bestaande verwerkingen vereisen het schriftelijk akkoord van alle Partijen. Bij gebrek aan een dergelijk akkoord wordt de bepaalde verwerking of aanpassing van modaliteit geacht slechts één verwerkingsverantwoordelijke te hebben, zijnde de partij die eenzijdig de desbetreffende beslissing heeft genomen. Dit brengt met zich mee dat in dat geval uitsluitend deze partij aansprakelijk is m.b.t. deze verwerking of aanpassing van modaliteit.
ARTIKEL 3 – TERMIJN
3.1. Deze overeenkomst tussen de partijen is geldig voor de volledige duurtijd waarin partijen gebruik maken van het aanmeldingssysteem.
ARTIKEL 4 – BEËINDIGING DOOR DE SCHOOLBESTUREN
4.1. Deze overeenkomst wordt kosteloos en van rechtswege ontbonden geacht 14 kalenderdagen na de dag waarop de schoolbesturen / een schoolbestuur via een schriftelijke kennisgeving aan AGODI laten / laat weten niet langer gebruik te zullen maken van het aanmeldingssysteem. De dag na de dag van de verzending van de schriftelijke kennisgeving geldt in dit geval als de eerste dag van de 14-dagen termijn.
4.2. De schriftelijke kennisgeving wordt bij voorkeur gedaan via e-mail met ontvangstbevestiging, maar kan tevens via elke vorm die door het Nieuw Burgerlijk Wetboek aanvaard wordt.
ARTIKEL 5 - BEËINDIGING DOOR AGODI
5.1. Deze overeenkomst wordt kosteloos en van rechtswege ontbonden geacht, 14 kalenderdagen na de dag van ontvangst van de schriftelijke kennisgeving van AGODI.
5.2. AGODI doet de schriftelijke kennisgeving aan de schoolbesturen uiterlijk vóór de eerste schooldag van het schooljaar, voorafgaand aan het schooljaar waarvoor de aanmeldingen worden georganiseerd.
5.3. De schriftelijke kennisgeving door AGODI gebeurt bij voorkeur via e-mail met ontvangstbevestiging, maar kan tevens via elke vorm die door het Nieuw Burgerlijk Wetboek aanvaard wordt.
ARTIKEL 6 - TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE BEVEILIGINGSMAATREGELEN
6.1 Partijen nemen enerzijds gezamenlijk passende technische en organisatorische maatregelen in overeenstemming met artikel 32 AVG om de persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onrechtmatige verwerking.
6.2 Anderzijds komen Partijen overeen dat uitsluitend AGODI de ontwikkeling, het beheer en hosting van het aanmeldingssysteem door de verwerker opvolgt. AGODI is ook uitsluitend verantwoordelijk voor het registreren van de initiatiefnemer in het aanmeldsysteem zoals gemeld aan AGODI. Bijkomend is ook uitsluitend AGODI verantwoordelijk voor de uitwisseling van gegevens tussen het aanmeldingssysteem en de leerlingendatabank van AGODI. Het nemen van de beveiligingsmaatregelen die hierop betrekking hebben, komt bijgevolg uitsluitend toe aan AGODI.
6.3 Bovendien komen Partijen overeen dat de schoolbesturen uitsluitend verantwoordelijk zijn voor het gebruik van het aanmeldingssysteem. Zie bijlage 2 voor voorbeelden van wat onder gebruik kan begrepen worden. Het nemen van maatregelen die hierop betrekking hebben, komt bijgevolg uitsluitend de schoolbesturen toe.
6.4 Partijen zullen te goeder trouw elkaar de nodige informatie en gepaste organisatorische steun verlenen die nodig is om hun gezamenlijke verantwoordelijkheden op te nemen en tot gezamenlijke beslissingen te komen.
6.5 Op eenvoudig verzoek van één van de partijen, bezorgt de andere partij extra verduidelijking over de technische en/of organisatorische maatregelen.
6.6 Indien nodig kan een Partij steeds vragen om de DPO’s van alle Partijen samen te roepen voor een bespreking.
ARTIKEL 7 – CONTACTPERSOON VAN DE INITIATIEFNEMER
7.1. Alle communicatie tussen de Partijen in uitvoering van deze overeenkomst verloopt in de eerste plaats tussen AGODI en de contactpersoon van de initiatiefnemer.
7.2. De contactpersoon kan geen bindende beslissingen nemen voor de initiatiefnemer.
7.3. De initiatienemer informeert AGODI bij het inwerkingtreden van deze overeenkomst zo snel mogelijk over de identiteit en de contactgegevens van de contactpersoon.
ARTIKEL 8 - TRANSPARANTIE
8.1 Partijen informeren de betrokkenen over de verwerking en het gebruik van hun persoonsgegevens overeenkomstig de artikelen 12, 13 en 14 AVG.
8.2 Partijen komen overeen dat de informatieverstrekking gemakkelijk toegankelijk zal zijn, met name via de privacyverklaring in het aanmeldingssysteem.
8.3 Voor de informatieverstrekking wordt gebruik gemaakt van een gestandaardiseerde tekst die AGODI ter beschikking stelt aan de contactpersoon van de initiatiefnemer. De initiatiefnemer vervolledigt in opdracht van de schoolbesturen deze tekst naar gelang de lokale context en zorgt voor de publicatie voorafgaand aan de startdatum van het aanmelden.
8.4 Partijen zorgen ervoor dat de betrokkenen in duidelijke en begrijpbare taal over hun rechten worden geïnformeerd, alsook over de manier waarop zij deze rechten op laagdrempelige wijze kunnen uitoefenen.
ARTIKEL 9 - DE UITOEFENING VAN DE RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
9.1 Partijen communiceren overeenkomstig artikel 12 AVG op een duidelijk en eenvoudige wijze met de betrokkenen die hun rechten uitoefenen die de AVG hen toekent.
9.2 Partijen spreken af dat de contacten met de betrokkenen in eerste instantie verlopen via de initiatiefnemer die de coördinatie van de activiteiten die verband houden met de rechten van de betrokkenen voor zijn/haar rekening neemt. Indien daarbij blijkt dat het concreet gaat om een (achterliggende) verwerking door AGODI, maakt de initiatiefnemer de vraag of het verzoek zo snel mogelijk over aan AGODI.
9.3 Partijen komen overeen dat, bij verzoeken vanwege een betrokkene in verband met de gezamenlijke verwerkingsactiviteiten, het ingediend verzoek aan de initiatiefnemer zal worden overgemaakt. Vervolgens kan de initiatiefnemer nagaan of er in de gezamenlijke verwerking gegevens beschikbaar zijn over de verzoeker en zo ja, welke. Afhankelijk van het verzoek van de betrokkene, doet de initiatiefnemer het nodige.
9.4 Indien een betrokkene rechtstreeks contact opneemt met AGODI om zijn individuele rechten uit te oefenen met betrekking tot de AVG, zal AGODI het verzoek overmaken aan de initiatiefnemer.
ARTIKEL 10 - CONTACTEN MET TOEZICHTHOUDERS
10.1 Contacten met de toezichthoudende autoriteiten in verband met de aanmeldingsprocedure verlopen in eerste instantie via de initiatiefnemer en diens DPO.
10.1.1 Betreft het een vraag of verzoek in het kader de opvolging van een klacht die door een betrokkene bij de toezichthoudende autoriteit is ingediend, wordt de vraag of het verzoek voor overleg overgemaakt aan de Partij tegen wie de klacht is ingediend.
10.1.2 Partijen spreken af dat reacties of standpunten gericht naar de toezichthouders, onderling en voorafgaand aan het contact met de toezichthouder, worden afgestemd.
ARTIKEL 11 - HET VERRICHTEN VAN EEN GEGEVENSBESCHERMINGSEFFECTBEOORDELING
11.1 Voor de gemeenschappelijke verwerking door Partijen is het noodzakelijk om een gegevensbeschermingseffectbeoordeling op te maken alvorens de persoonsgegevens worden verwerkt zoals bedoeld in artikel 35 van de AVG.
11.2 AGODI geeft een aanzet tot een gegevensbeschermingseffectbeoordeling door de risico’s die zich kunnen stellen als gevolg van de verwerking, algemeen te omschrijven. AGODI stelt dit document ter beschikking aan de contactpersoon van de initiatiefnemer. De initiatiefnemer dient in opdracht van de schoolbesturen deze algemene aanzet verder te concretiseren op basis van de lokale organisatie van de aanmeldingsprocedure.
11.3 De schoolbesturen beoordelen de restrisico’s in de aangevulde gegevensbeschermingseffectbeoordeling, na advies van hun DPO.
11.4 Elke Partij zal aan de verwerker(s) waarmee ze een relatie aangaat de maatregelen die uit de gegevensbeschermingseffectenbeoordeling vloeien, voorstellen en opleggen die nodig zijn om die risico’s te beheren en beheersen.
ARTIKEL 12 - CONTACTEN MET DERDEN
Contacten met derden in het kader van de gezamenlijke verwerking van persoonsgegevens verlopen in eerste instantie via de initiatiefnemer die de coördinatie van de activiteiten voor zijn rekening neemt.
ARTIKEL 13 - WERKWIJZE BIJ EEN DATALEK
13.1 Partijen verbinden zich er toe elk datalek, alsook informatie over elke gebeurtenis die van belang is voor de veiligheid of rechtmatigheid van de gezamenlijke verwerking van de persoonsgegevens, waarvan ze kennis hebben, en alle pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen tot persoonsgegevens in de gezamenlijke verwerking onverwijld aan elkaar te melden.
13.1.1 Partijen treffen alle maatregelen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiliging en eventuele schade te voorkomen of te beperken en verschaffen aan de andere Partijen alle informatie die ze nuttig of essentieel achten.
13.1.2 Partijen vermelden hierbij, voor zover bekend, de vermeende oorzaak van de (vermoedelijke) inbreuk(en), de categorie(ën) persoonsgegevens, de categorie(ën) betrokkenen en het aantal betrokkenen.
13.1.3 Van zodra mogelijk overleggen de Partijen onderling om te beoordelen of het datalek dient te worden gemeld aan de toezichthouder binnen de 72 uur en, waar de regelgeving dit vereist, aan de betrokkenen.
13.1.4 De Partijen overleggen onderling welke Partij communiceert over het datalek met de toezichthouder en/of de betrokkenen.
ARTIKEL 14 - VERTROUWELIJKHEID
14.1 Partijen verbinden zich er uitdrukkelijk toe om het vertrouwelijk karakter en beveiliging van de persoonsgegevens die zij in het kader van deze overeenkomst verwerken, te waarborgen.
14.2 De Partijen waken erover dat alle medewerker(s) of aangestelde(n) die toegang hebben tot de persoonsgegevens, het vertrouwelijk karakter en de beveiliging van deze persoonsgegevens respecteren. De Partijen zien erop toe dat medewerker(s) of aangestelde(n) enkel toegang verkrijgen tot persoonsgegevens in de gezamenlijke verwerking op basis van het noodzakelijkheidsbeginsel (“need-to-know” principe) en nadat ze een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekend hebben, tenzij ze reeds door een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting gebonden zijn of ze een vertrouwelijkheidsovereenkomst gesloten hebben.
14.3 De Partijen voorkomen door middel van functie- en rollenscheiding dat een combinatie van toegangsrechten zou kunnen leiden tot ongeautoriseerde handelingen of niet-toegelaten toegang tot persoonsgegevens door medewerker(s) of aangestelde(n).
14.4 De initiatiefnemer kan AGODI omwille van technische redenen of omwille van kwaliteitsbewaking tijdelijk toegang geven tot de persoonsgegevens die verwerkt worden binnen het aanmeldingssysteem van de initiatiefnemer. In deze limitatieve, uitzonderlijke gevallen, verleent de initiatiefnemer deze bijkomende toegang aan AGODI en beperkt deze toegang in de tijd. De initiatiefnemer spant zich in om ook in deze situaties rekening te houden met het noodzakelijkheidsbeginsel (“need-to-know”-principe).
14.5 De verplichting tot vertrouwelijkheid blijft gelden na beëindiging van deze overeenkomst.
ARTIKEL 15 - DUUR VAN DE VERWERKING
De verwerkingen in het kader van de
aanmeldingsprocedure worden verricht zolang de schoolbesturen gebruik maken van
het aanmeldingssysteem. Als zou beslist worden om het aanmeldsysteem niet
langer te gebruiken, worden de gegevens die erin zijn opgenomen, gewist zodra
dat dit vanuit juridisch oogpunt mogelijk is.
ARTIKEL 16 - RELATIES MET EN AANDUIDING VAN VERWERKER(S)
16.1 Partijen komen overeen dat het beheer van de relaties met de verwerker(s) die instaan voor het technische beheer van de software, wordt toevertrouwd aan AGODI. AGODI sluit hiertoe de nodige verwerkersovereenkomst(en) af.
16.2 Partijen komen overeen dat het beheer van de relaties met de verwerker(s) die instaan voor de organisatie en/of ondersteuning van de aanmeldingsprocedure wordt toevertrouwd aan de schoolbesturen. De schoolbesturen sluiten hiertoe de nodige verwerkersovereenkomst(en) af.
16.3 Elke Partij gaat na of de door hen aangeduide verwerker(s) passende technische en organisatorische maatregelen neemt om de verwerking te beveiligen.
ARTIKEL 17 - PLAATS VAN DE VERWERKING EN DOORGIFTE
17.1 Partijen komen overeen dat de verwerkingen van de persoonsgegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte zullen gebeuren. Elke Partij waakt erover dat haar eventuele eigen (sub)verwerker(s) dit eveneens toepassen.
17.2 Gebeurlijke uitzonderingen op 17.1 worden op initiatief van een Partij schriftelijk vastgelegd. Deze afspraken dienen te voldoen aan het juridisch kader dat geldt voor de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen als bepaald door Hoofdstuk V van de AVG, aangevuld door het arrest Schrems II van het Hof van Justitie en de aanbevelingen 01/2021 van het Europees Comité voor Gegevensbescherming.
17.3 Partijen zorgen ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens gebeurt in datacenters die niet toegankelijk zijn voor onbevoegden. Elke Partij waakt erover dat haar eventuele eigen (sub)verwerker(s) dit eveneens toepassen.
ARTIKEL 18 - AANSPRAKELIJKHEID
Elke Partij wordt geacht verantwoordelijk te zijn voor de aangelegenheden die aan hen zijn toegewezen in deze overeenkomst en is aldus in die verhouding aansprakelijk voor de schade die het gevolg is van een inbreuk op de AVG, veroorzaakt door de gezamenlijke verwerking, zonder afbreuk te doen aan artikel 82 AVG en de regresmogelijkheden. Partijen komen overeen dat de vergoeding in voorkomend geval onder hen op proportionele wijze verdeeld wordt.
ARTIKEL 19 - OVERIGE BEPALINGEN
19.1 Deze overeenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen in verband met deze overeenkomst zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het gerechtelijk arrondissement Brussel.
19.2 Indien een bepaling in deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of nietig zou worden verklaard, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid, wettigheid en toepasbaarheid van de andere bepalingen aan.
19.3 De Partijen overleggen over eventuele aanvullingen en wijzigingen op deze overeenkomst. En zullen deze door middel van een addendum/bijlage aan deze overeenkomst hechten.
Deze overeenkomst werd op 15 december 2025 te BRUSSEL opgesteld in evenveel exemplaren als er Partijen zijn en wordt via aangetekende zending aan alle Partijen overgemaakt.
Behoudens tegenbericht, worden Partijen geacht veertien kalenderdagen na ontvangst van deze overeenkomst stilzwijgend akkoord te gaan met de inhoud van deze overeenkomst.
Bijlage 1: Verwerkingen van persoonsgegevens waarop deze overeenkomst van toepassing is.
1. Het aanmaken van rechten en rollen bij een nieuw initiatief tot aanmelden;
2. Het registreren leerlingen en hun voorkeuren voor aanmelden en hun recht op voorrang, inclusief bewijsstukken door degenen die aanmelden;
3. Het toegang geven
aan additionele personen tot het dossier van de leerling door degenen die
aanmelden;
4. Het raadplegen/controleren/opvolgen
van de gegevens van aangemelde leerlingen door de initiatiefnemer(s),
helpdeskmedewerker(s) en eventueel de schoolmedewerker(s) met het oog op het
correct ordenen en toewijzen van de aangemelde leerlingen;
5. Het ondersteunen van
ouders en scholen d.m.v. raadplegen, corrigeren en annuleren van dossiers door
initiatiefnemer(s) en helpdeskmedewerker(s);
6. Het controleren van de toewijzingslijst en lijst van geweigerde leerlingen na proefdraaien van de rangordemotor (ROM);
7. Het ordenen en toewijzen van de leerlingen op basis van de geregistreerde gegevens van de leerlingen;
8. Het raadplegen en gebruiken van een toewijzingslijst door schoolmedewerker(s) voor de leerlingen die zich kunnen inschrijven in de eigen school en een lijst van de geweigerde leerlingen;
9. Het communiceren naar degene die aanmelden over toewijzing via een toewijzingsbericht of voor ongunstig geordende leerlingen een weigeringsdocument;
10. Het raadplegen en gebruiken van een toewijzingslijst door helpdeskmedewerker(s) om vragen van ouders te kunnen beantwoorden.
11. Het opvolgen van de inschrijvingsstatus van de aangemelde leerlingen.
12. Het koppelen van de aanmeldingsgegevens uit het aanmeldingssysteem met de inschrijvingsgegevens uit de leerlingendatabank van AGODI om te kunnen controleren welke leerlingen zich aanmelden voor een vestigingsplaats waar zij zich kunnen beroepen op een gegarandeerde schoolloopbaan (basisonderwijs).
13. Het automatisch aanpassen van de inschrijvingsstatus van een leerling op basis van de registratie van de inschrijving in de leerlingendatabank van AGODI.
14. Het automatisch doorsturen van de weigeringen naar AGODI.
Bijlage 2: Voorbeelden van gebruik van het aanmeldingssysteem.
1. Het correct instellen van het aanmeldingssysteem;
2. Het melden aan AGODI van degene die de rol van initiatiefnemer opneemt;
3. Het toekennen van de rollen van helpdeskmedewerker, beheerder school en schoolmedewerker;
4. De controle op de ingevoerde gegevens en het aanspraak maken op voorrang;
5. De controle op de toekenning van de adrescoördinaten en de afstandsberekening;
6. De controle op het proefdraaien van de rangordemotor voor het ordenen en toewijzen van de leerlingen;
7. De ondersteuning bieden aan wie wenst aan te melden;
8. Het starten van de rangordemotor voor het ordenen en toewijzen van de leerlingen;
9. Het opmaken en uitsturen van communicatie (toewijzingsbericht, weigeringsdocument).
10. Het handmatig aanpassen van de inschrijvingsstatus van de leerlingen.